A. Übergreifende Angaben

B. Für Bewerber

C. Für Kunden und Interessenten

D. Für Lieferanten und Dienstleister

E. Teilnehmende eines Teams-Termins mit Videorecording oder Transkription

Die nachstehenden Angaben gelten für alle folgenden Beschreibungen von Datenverarbeitung.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist die

GEMÜ Gebr. Müller Apparatebau GmbH & Co. KG

Gert-Müller-Platz 1

74635 Kupferzell

Deutschland

Webseite: www.gemu-group.com

Der benannte Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter [email protected].

Im Rahmen des Betriebs unserer IT-Systeme werden personenbezogene Daten (z. B. IP-Adressen, Protokolldaten, Kommunikationsinhalte) auch durch Sicherheits- und Verwaltungsanwendungen wie Firewalls, Virenschutz oder Zugriffsprotokolle verarbeitet. Zweck ist die Sicherstellung der IT-Sicherheit, die Verhinderung von Missbrauch und die Stabilität des Systembetriebs. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.  Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. (Art. 21 DSGVO).
• Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Tel.: 0711/ 615541-0, E-Mail: [email protected].

Wenn Sie der Verarbeitung durch den Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir folgende Daten zu Ihrer Person:

• Anrede
• Vor- und Nachname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefon- / Mobilfunknummer
• (Mögliches) Eintrittsdatum
• Gehaltsvorstellung
• Sämtliche personenbezogenen Daten, die in der Bewerbung enthalten sind (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, etc.)
• IP-Adresse (bei Teilnahme am Bewerberfeedback)

Auf folgende Art und Weise erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen:

• Direktbewerbung über unsere Karriereseite
• Bewerbung per Mail direkt an einen unserer Mitarbeitenden oder unser Sammelpostfach [email protected] gerichtet
• Postalische Bewerbung
• Sofortbewerbung über externe Bewerber-/ Onlineportale
• Recruiting-Events
• Personalvermittler
• Active Sourcing

b. Zwecke der Datenverarbeitung

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
• Kommunikation (Telefon, E-Mail, Videotelefonie)
• Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses)
• Aufnahme von Bewerberdaten in einen Bewerberpool
• Anonymisiertes Feedback zur Optimierung des Bewerbungsprozesses (freiwillig)
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsprozess
• Zum Zwecke der Überwachung öffentlich zugänglicher Räume in unseren Niederlassungen mittels optisch-elektronischer Einrichtungen (Videoüberwachung).

c. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, Kommunikation und Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wie bei der Aufnahme von Bewerberdaten in einen Bewerberpool, Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 5, 7 DSGVO.

Rechtsgrundlage für Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Geltendmachung, der Ausübung oder der Verteidigung von Rechtsansprüchen ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Gleiches gilt für die Überwachung öffentlich zugänglicher Räume in unseren Niederlassungen mittels optisch-elektronischer Einrichtungen (Videoüberwachung). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Wahrung des Hausrechts, der Abschreckung von Straftaten und der Beweissicherung. Im Rahmen der Einholung von Bewerberfeedback zur Optimierung des Bewerbungsprozesses stützen wir uns ebenfalls auf unser berechtigtes Interesse, wobei die Abfrage anonym gestaltet ist und lediglich aus technischen Gründen die IP-Adresse erhoben wird, die von dem verwendeten Tool verarbeitet wird und auf die wir keinen Zugriff haben.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:

• Interne Mitarbeitende, die über ein Berechtigungskonzept Zugriff auf Ihre Daten erhalten müssen (Mitarbeitende der Personalabteilung und die für die Stellenbesetzung zuständige Fachabteilung)
• Auftragsverarbeiter

Im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO setzen wir für den Betrieb und die Pflege unserer informationstechnologischen Systeme Dienstleister ein, die im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der IT-Systeme ggf. Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten können. Wir haben deshalb geeignete, rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen mit den Dienstleistern getroffen, um den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht in Drittländer außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt und dies ist auch nicht geplant.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisieren, sobald die unter vorstehender Ziffer 1. b. genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen, bzw. Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (im Fall der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondre in folgenden Fällen:

• wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist.
• Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Speicherfristen:
• nach Entscheidung über Nichtbesetzung: fünf (5) Monate Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen (§ 15 Abs. 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 224 Zivilprozessordnung (ZPO).

Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Speicherfristen:

• nach Entscheidung über Nichtbesetzung: fünf (5) Monate Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen (§ 15 Abs. 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 224 Zivilprozessordnung (ZPO)).

Soweit Sie eingewilligt haben, werden die Bewerbungsunterlagen in den Bewerberpool aufgenommen und dort maximal ein (1) Jahr ab dem Zeitpunkt der Einwilligung aufbewahrt, es sei denn Sie willigen nach einer entsprechenden Kontaktaufnahme unsererseits in eine Verlängerung der Aufbewahrung ein. Die personenbezogenen Daten werden anonymisiert mit dem Zweckwegfall bzw. dem Widerruf der Einwilligung durch den Bewerber.

Im Fall der Einstellung in unserem Unternehmen werden Ihre personenbezogenen Daten mit dem Wegfall des Zwecks, spätestens nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Löschung entgegenstehen.

Im Rahmen der freiwilligen Teilnahme am Bewerberfeedback werden die erhobenen Rückmeldungen nach sechs (6) Monaten gelöscht.

a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung sowie der Vertragsanbahnung verarbeiten wir folgende Daten zu Ihrer Person:

• Nachname
• Vorname
• Anrede
• Titel und akademische Grade
• Unternehmensname
• Position im Unternehmen
• Geschäftliche Anschrift
• Kundennummer
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Mobilfunknummer
• Ihre Festnetznummer
• Ihre Faxnummer
• Anlass der Kontaktschließung
• Datum der Kontaktanlage
• Ihre Kommunikationssprache
• Ihr Social Media-Kontakt (Profil-URL und Kontaktbild)
• Sämtliche personenbezogene Daten, die uns im Rahmen der Kundenkommunikation zur Verfügung gestellt werden

b. Erhebung der personenbezogenen Daten

Auf folgende Art und Weise erheben wir Daten von interessierten Kunden:

• Anfrage über das Kontaktformular und dem GEMÜ Live-Chat auf unserer Webseite
• Anfragen und Registrierungen über MyGEMÜ
• Anfragen über das Kontaktformular in der GEMÜ App
• Anfragen per Nachricht an unsere Mitarbeitenden, z.B. per E-Mail, LinkedIn Messages oder andere Kommunikationskanäle
• Anfragen auf Messen oder anderen Veranstaltungen, an denen Daten an unsere Mitarbeitenden mit dem Ziel der Kontaktaufnahme weitergegeben werden
• Eigenständige Buchung eines Termins eines Interessenten
• Abfrage der personenbezogenen Daten nach Vertragsabschluss mit uns bei der Person selbst oder Erhalt personenbezogener Daten durch einen Mitarbeitenden des Kundenunternehmens. Dies kann auch Mitarbeitende von Dienstleistern des Kundenunternehmens betreffen
• Kontaktübermittlung durch Portale, bei denen sich Kunden registriert haben und eingewilligt haben, dass die Daten an uns weitergegeben werden, z.B. IIR-Portal, CADENAS, HyFindr

c. Zwecke der Datenverarbeitung

Im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung sowie der Vertragsanbahnung werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Um Ihre Anfragen als Interessent zu bearbeiten. Zu diesem Zweck nutzen wir Ihre Kontaktdaten, um Ihre Anfrage beantworten zu können. Zu diesem Zweck ist die Weitergabe Ihrer Daten innerhalb der GEMÜ Gruppe sowie autorisierte Vertriebspartner / Repräsentanzen möglich
• Um vorvertragliche Maßnahmen vorzubereiten und durchzuführen, hierzu gehört z.B. die Erstellung und Übersendung eines individuellen Angebots oder einer individuellen Vereinbarung und Übermittlung von Vertragskonditionen mit dem Ziel des Vertragsabschlusses
• Um Ihre Kontaktdaten in unsere Kunden- und Kontaktdatenbank aufzunehmen
• Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon)
• Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses
• Kundenverwaltung und Kundenbetreuung – insbesondere die Bearbeitung von Kundenanfragen
• Um Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen optimal zu informieren. Dazu gehört auch der Versand von (Direkt-)Werbung per E-Mail oder per Telefon
• Durchführung von Trainings- / Schulungsleistungen
• Maßnahmen zur Verbesserung unserer Vertriebstätigkeiten, unseres Services und zur Stärkung unserer Kundenbeziehung, z.B. Kundenbefragungen
• Zum Zweck der Durchführung von Marketinginitiativen wie: Newsletterversand (soweit Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben), Einladungen zu Veranstaltungen und Webinaren
• Um eine reibungslose Abrechnung der erbrachten Leistungen zu gewährleisten. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Rechnungen ausstellen zu können. Darüber hinaus leiten wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Dienstleister zum Zwecke der Forderungsbeitreibung weiter, falls die Rechnungen innerhalb des Zahlungszieles nicht eingehalten werden
• Um unseren rechtlichen Pflichten nachzukommen, z.B. die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an das Finanzamt
• Zur Erfüllung nachvertraglicher Maßnahmen
• Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• Zum Zwecke der Durchführung von Bonitätsprüfungen
• Zur Durchführung von Produkt-Testphasen
• Um Ihre Zufriedenheit mit unseren Produkten und Dienstleistungen abzufragen
• Zum Zwecke der Überwachung öffentlich zugänglicher Räume in unseren Niederlassungen mittels optisch-elektronischer Einrichtungen (Videoüberwachung)
• Zur Information von Änderungen bei Produkten & Abkündigungen
• Zur Durchführung von Software-Testphasen zur Automatisierung unseres Auftragseingangsprozesses mittels KI.

d. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zum Zweck der Vertragserfüllung ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vor- und nachvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 5, 7 DSGVO.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Unsere gesetzliche Pflicht zur Datenverarbeitung ergibt sich z.B. aus steuerrechtlichen und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage u.a. zum Zwecke der Direktwerbung oder Videoüberwachung kann bei Vorliegen unserer berechtigten Interessen, sofern nicht die Grundrechte und Grundfreiheiten oder Interessen der betroffenen Personen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO darstellen. Die hierbei von uns verfolgten berechtigten Interessen – neben den vorstehend aufgeführten Zwecken – umfassen:

• Um Sie im Wege des Direktmarketings optimal über unsere Produkte, Angebote und Dienstleistungen informieren zu können
• Um eine Due Diligence mit unserem potenziellen Geschäftspartner durchführen zu können
• Wir führen bei unseren potenziellen Geschäftskunden Bonitätsprüfungen durch. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Vermeidung von Zahlungsausfällen
• Um Kundenfeedback zur Verbesserung der Kundenerfahrung, Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen zu erhalten
• Die Überwachung öffentlich zugänglicher Räume in unseren Niederlassungen mittels optisch-elektronischer Einrichtungen (Videoüberwachung). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Wahrung des Hausrechts, der Abschreckung von Straftaten und der Beweissicherung
• Der Evaluierung von Prozessen zur Automatisierung unseres Auftragseingangsprozesses mittels KI auf unseren lokalen Servern und unter Abschaltung einer möglichen Machine-Learning-Funktion. Unser berechtigtes Interesse besteht darin unsere Prozesse zukünftig stärker zu digitalisieren und unsere Bearbeitung Ihrer Bestellungen effizienter zu gestalten.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:

• Unternehmen der GEMÜ Gruppe
• Auftragsverarbeiter
• Externe Dienstleister, z.B. zum Newsletterversand
• Autorisierte Vertriebspartner / Repräsentanzen
• Vertriebsplattformen
• Potenzielle Geschäftspartner im Rahmen einer (künftigen) Due Diligence-Prüfung
• Behörden, z.B. Finanzämter, Gerichte, Gewerbeaufsichtsamt, Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
• Kreditinstitute
• Paketdienstleister
• Post
• Externe Berater, z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Versicherungsmakler (unserer Produkthaftungsversicherung)
• Wirtschaftsprüfer

Personenbezogene Daten werden anderen Gesellschaften der GEMÜ Gruppe nur zugänglich gemacht, wenn und soweit dies zur Wahrung unserer gesetzlichen und vertraglichen Rechte und Pflichten erforderlich ist. Dies kann z.B. für die Koordination unserer vertraglichen Leistungen gegenüber unseren Kunden der Fall sein. Typische Fälle sind die Zusammenarbeit zwischen dem Vertrieb und der betreuenden Gesellschaft oder die Betreuung von Großkunden durch mehrere Gesellschaften der GEMÜ-Gruppe.

Zur Erfüllung bestimmter vertraglicher Pflichten kann es sein, dass wir mit externen Dienstleistern / Beratern zusammenarbeiten. Soweit wir externe Dienstleister / Berater einbinden, erfolgt dies stets in den Grenzen und unter Beachtung der jeweils geltenden Datenschutzvorschriften. Sollte in solchen Fällen eine Auftragsdatenverarbeitung vorliegen, so wird ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen, durch welchen wir uns vom ausreichenden Datenschutzniveau bei dem jeweiligen Dienstleister im Vorfeld überzeugen.

Zur Optimierung unserer Vertriebstätigkeiten setzen wir die Services der DirectIndustry (VirtualExpo SAS) sowie weiterer Vertriebsplattformen, z.B. Wer liefert was? (Visable GmbH) und Europages (Visable France), ein. Wir sind verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und kontaktieren Sie ausschließlich, wenn eine erste Kontaktaufnahme in Form einer Anfrage durch Sie erfolgt.

An sonstige Empfänger außerhalb der GEMÜ Gruppe, abgesehen von autorisierten Vertriebspartner/Repräsentanzen, übermitteln wir personenbezogene Daten darüber hinaus nur, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind. In allen anderen Fällen übermitteln wir Ihre Daten an andere Dritte nur dann, wenn Sie uns hierfür eine entsprechende und ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Eine etwaige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt ausschließlich im Rahmen der konzernweiten Datenübermittlung innerhalb der GEMÜ-Gruppe. Innerhalb der GEMÜ-Gruppe wird ein einheitliches Datenschutzniveau durch das Bestehen einer Datenschutzrichtlinie sowie durch gegenseitige vertragliche Verpflichtungen auf Basis der von der Europäischen Union bereitgestellten/geprüften sog. Standardvertragsklauseln oder gleichwertigen Maßnahmen gewährleistet.

Zudem existieren für einige Länder auch sog. Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO): Die EU-Kommission hat hierzu beschlossen, dass die personenbezogenen Daten in solchen Ländern genauso geschützt sind wie in der Europäischen Union.

Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO sind auf der Webseite der EU-Kommission abrufbar (unter ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm).

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Von uns werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Voraussetzungen verarbeitet werden:

a. Für die Dauer, die die Daten verwendet werden, um Ihnen einen Dienst bereitzustellen

b. Wie laut geltendem Recht, Vertrag oder im Hinblick auf unsere gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich

c. Nur so lange, wie es für den Zweck notwendig ist, zu dem die Daten erfasst wurden, oder länger, wenn dies aus Vertrag oder geltendem Recht erforderlich ist, unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen.

Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre - befristete - Aufbewahrung weiterhin notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn (10) Jahren (u.a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz). Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Für einen (geplanten) Abschluss – sowie die Durchführung des Vertrages mit Ihnen – müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Diese Verpflichtung ergibt sich auch aus dem Gesetz, z.B. § 14 Umsatzsteuergesetz. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen abzuschließen und durchzuführen.

a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Lieferanten und Dienstleistern. Dies ist notwendig im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen sowie der Vertragsanbahnung. Folgende Daten zu Ihrer Person werden hierbei verarbeitet:

• Lieferantennummer / Dienstleisternummer
• Nachname
• Vorname
• Geschäftliche Anschrift
• Unternehmensname
• Bankverbindung
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Mobilfunknummer
• Ihre Festnetznummer
• Ihre Faxnummer
• Titel und akademischer Grad
• Position im Unternehmen
• Sämtliche personenbezogene Daten, die uns im Rahmen der Kommunikation zur Verfügung gestellt werden

b. Erhebung der personenbezogenen Daten

Auf folgende Art und Weise erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen:

• Erhalt von personenbezogenen Daten direkt bei der betroffenen Person durch Kontaktaufnahme durch Lieferanten / Dienstleister
• Erhalt von personenbezogenen Daten direkt bei der betroffenen Person durch Kontaktaufnahme durch uns
• Recherche in Branchenverzeichnissen oder Webseiten
• Lieferanten- / Dienstleister-Plattformen

c. Zwecke der Datenverarbeitung

Im Rahmen der bestehenden Lieferanten- / Dienstleisterbeziehung sowie der Vertragsanbahnung werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Anbahnung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses
• Durchführung von Bestellungen
• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse
• Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- und Ausfallrisiken
• Markt- und Meinungsforschung soweit Sie der Nutzung dieser Daten für diese Zwecke nicht widersprochen haben
• Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und weiteren Entwicklung unserer Produkte
• Zum Zwecke der Überwachung öffentlich zugänglicher Räume in unseren Niederlassungen mittels optisch-elektronischer Einrichtungen (Videoüberwachung).

d. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Rahmen von Anbahnung und Durchführung von Verträgen ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO.

Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 5, 7 DSGVO.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Unsere gesetzliche Pflicht zur Datenverarbeitung ergibt sich z.B. aus steuerlichen und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage für Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Geltendmachung, der Ausübung oder der Verteidigung von Rechtsansprüchen ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Gleiches gilt für die Überwachung öffentlich zugänglicher Räume in unseren Niederlassungen mittels optisch-elektronischer Einrichtungen (Videoüberwachung). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Wahrung des Hausrechts, der Abschreckung von Straftaten und der Beweissicherung.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:

• Unternehmen der GEMÜ Gruppe
• Auftragsverarbeiter
• Potenzielle Geschäftspartner im Rahmen einer (künftigen) Due Diligence-Prüfung
• Behörden, z.B. Finanzämter, Gerichte, Gewerbeaufsichtsamt
• Kreditinstitute
• Paketdienstleister
• Post
• Externe Berater, z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater
• Wirtschaftsprüfer
• Auskunfteien

Eine etwaige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt ausschließlich im Rahmen der konzernweiten Datenübermittlung innerhalb der GEMÜ-Gruppe. Innerhalb der GEMÜ-Gruppe wird ein einheitliches Datenschutzniveau durch das Bestehen einer Datenschutzrichtlinie sowie durch gegenseitige vertragliche Verpflichtungen auf Basis der von der Europäischen Union bereitgestellten/geprüften sog. Standardvertragsklauseln oder gleichwertigen Maßnahmen gewährleistet.

Zudem existieren für einige Länder auch sog. Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO): Die EU-Kommission hat hierzu beschlossen, dass die personenbezogenen Daten in solchen Ländern genauso geschützt sind wie in der Europäischen Union.

Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO sind auf der Webseite der EU-Kommission abrufbar (unter ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm).

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Von uns werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Voraussetzungen verarbeitet werden:

a. Wie laut geltendem Recht, Vertrag oder im Hinblick auf unsere gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich

b. Nur so lange, wie es für den Zweck notwendig ist, zu dem die Daten erfasst wurden, oder länger, wenn dies aus Vertrag oder geltendem Recht erforderlich ist, unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen.

Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre - befristete - Aufbewahrung weiterhin notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn (10) Jahren (u.a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz). Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Für einen (geplanten) Abschluss- sowie die Durchführung des Vertrages mit Ihnen – müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen abzuschließen und durchzuführen.

a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Teilnehmenden eines Teams-Termins im Rahmen eines Videorecordings und/oder der Transkription (sofern jeweils aktiviert). Dies dient im Einzelfall zur Dokumentation und nachträglichen Information von Personen, die nicht am Termin teilnehmen konnten. Folgende Daten zu Ihrer Person werden hierbei verarbeitet:

• Livestream-Aufnahmen
• Videoaufnahmen
• Sprach-/Tonaufnahmen
• Fotos
• Aussagen
• Nachname
• Vorname
• Unternehmensname
• Titel und akademischer Grad
• Ihre E-Mail Adresse
• Sämtliche personenbezogene Daten, die uns im Rahmen der Kommunikation zur Verfügung gestellt werden.

b. Erhebung der personenbezogenen Daten

Auf folgende Art und Weise erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen:

• Erhalt von personenbezogenen Daten direkt von der betroffenen Person durch Teilnahme an einem Teams-Termin unter Verwendung der Funktionen Videoaufzeichnung oder Transkription.

c. Zwecke der Datenverarbeitung

Im Rahmen der bestehenden Arbeits- oder Geschäftsbeziehung werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Protokollierung des Termins sowie der besprochenen Inhalte
• Dokumentation des Termins
• Auswertung des Inhalts des Termins
• Information an Personen, die an dem jeweiligen Termin nicht teilnehmen konnten
• Schulungsmaßnahmen.

d. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 5, 7 DSGVO.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:

• Unternehmen der GEMÜ Gruppe
• Auftragsverarbeiter

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Die Aufzeichnungen werden systemseitig automatisch spätestens nach sechzig (60) Kalendertagen gelöscht. Nach Ablauf dieser Frist ist die Aufnahme nicht mehr lesbar. Dies gilt auch für Kopien der Aufnahme, nicht jedoch für aus der Aufnahme generierte Protokolle oder z.B. abgetippte Inhalte.